Работаем в ТСЖ, не выходя из дома

Работа на домуВзаимодействие председателя правления, управдома ТСЖ и бухгалтера ТСЖ, когда у ТСЖ нет офиса или председатель и работают по скользящему графику, или работают, преимущественно, удаленно, то есть дома или в другом месте.

     Для успешной, четкой, правильной и БЫСТРОЙ работы в ТСЖ Вам необходимо организовать правильное взаимодействие бухгалтера ТСЖ с председателем правления, управдомом ТСЖ. Председатель ТСЖ должен уметь обращаться с компьютером, сканером и копировальной техникой. Итак:

1. Cоздаем электронную почту для ТСЖ. Оформляем в электронной почте различные настройки. Например, создаем папки: показания приборов учета, счета, контрагенты и т.п.

Зачем же нужна электронная почта?

Для переписки с контрагентами, собственниками, сотрудниками ТСЖ и другими лицами. Это очень удобно, оперативно, не нужно тратить деньги на конверты и экономит время.

     Мы рассмотрим взаимодействие, с помощью эл.почты, председателя и бухгалтера ТСЖ.

     Председатель получает счета, счета-фактуры от поставщиков и другую почту. Надо организовать, чтобы почту получал именно председатель ТСЖ, а не кто –либо другой. Вся корреспонденция должна проходить через руки руководителя и просматриваться им . Именно он руководит дальнейшим движением бумаг. Также он получает другие документы: письма от жильцов, заявления, акты. Он должен обработать входящую корреспонденцию, зарегистрировать ее, дать указания бухгалтеру, какие счета оплачивать. То есть, выполнить работу секретаря и руководителя любой организации.

2. Для удобства текущей работы с документами и последующей, в случае необходимости, когда нужно будет быстро найти документ, председатель должен создать папки в своем компьютере, с соответствующими названиями.  Например: папка «Входящие», внутри ее, папки: «Счета», «Переписка с собственниками», «Акты» и т.д. При получении документов председатель сканирует их и сохраняет в папки. Какие счета нужно оплачивать, отправляет по электронной почте бухгалтеру с необходимыми комментариями. Исходящие документы-это документы для начисления заработной платы (приказы, табель, договоры), акты, переписка и т.д. председатель также раскладывает по папкам в компьютере и отправляет, необходимые для исполнения, бухгалтеру и другим лицам по эл.почте.

     Все документы раскладывает по отдельным, заранее подготовленным и подписанным бумажным папкам. Если председатель работает дома, то он может все подлинники документов подписывать и складывать в одну папку, а в конце месяца сдавать бухгалтеру ТСЖ, который еще раз просматривает все документы и раскладывает по нужным папкам.

     Вы можете игнорировать эти рекомендации или председатель сочтет этот способ слишком сложным. Да, так кажется, на первый взгляд. Но, тогда у Вас в компьютере не будет архива входящих и исходящих документов и, в случае необходимости, Вам придется долго искать каждую бумажку. Вам придется вручную регистрировать каждую бумагу или у Вас будет бардак в бумагах. Председатель будет Вам класть на стол каждый новый документ и, тогда и ему и Вам придется очень часто встречаться, тратить время и деньги на дорогу и т.д. Вообщем - это плохая организация труда в ТСЖ, где из-за неумения или нежелания руководителя современно работать страдают все сотрудники.  Поэтому, с Вашей стороны, лучше настоять, чтобы председатель ТСЖ вел архив документов на компьютере.  В конце отчетного года,  Вы подшиваете все документы на бумажном носителе и сохраняете архив в электронном виде, например, на флэшку. В итоге-у Вас порядок и красота, а главное, сколько времени сэкономлено!

 

рассказать друзьям и получить подарок
Понравилась статья? Расскажите друзьям:
Друзья, приглашаю к общению:

Оставить комментарий

Реклама

стрелка

 Как уменьшить квартплату? 

Получай новые статьи!

Введите Адрес Своего Email:
(и получайте новые статьи на почту)